¿Cómo gestionar mejor tus tareas?

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¿Llegas a la oficina y no has terminado de saludar, cuando ya tienes varios mensajes de WhatsApp, otros tantos acumulados en tu correo electrónico y una fila de compañeros esperándote en la puerta para que los atiendas de emergencia?


Otro típico día de trabajo… y apenas es lunes. En definitiva, administrar un negocio no es una tarea fácil. Debes hacer de financiero, analista de recursos humanos y hasta secretario, aunque no hayas estudiado para ello.


A esa capacidad de intercambiar “sombreros” conforme a las circunstancias, se suma tu rol estratégico de mantener la empresa a flote, mejorando continuamente en un entorno cada vez más complejo.

 

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Lograr ese delicado balance en esta época de “multitasking”, agendas limitadas y la obligación de reinventarse en un contexto de crisis y transformación digital es quizás uno de los mayores retos a los que te enfrentas como administrador(a).

Afortunadamente la tecnología, así como ha venido a facilitarte la vida, también ha hecho lo propio en el campo de los negocios, dotándote de diversas herramientas prácticas que simplifican las acciones más operativas.

¿Cuáles son las principales y cómo pueden ayudarte a gestionar mejor tu tiempo y funciones sin descuidar los pilares de la empresa a tu cargo ni desgastarte demasiado en el intento?

 

De eso hablaremos en este artículo sobre herramientas tecnológicas indispensables para administradores.


herramientas de trabajoGestor de tareas


Si bien eres la cabeza visible del negocio, detrás de ti hay un equipo que hace que las cosas sucedan. Cada uno tiene responsabilidades específicas que cumplir en tiempo y forma. Por lo tanto, lo mejor es contar con un gestor de tareas que te permita asignar roles, fechas y proyectos a uno o varios trabajadores.

Así evitarás que, en medio del trajín diario, olvides detalles importantes sobre lo que tú u otros tienen que hacer en el corto, mediano y largo plazo. Algunas de las principales aplicaciones de gestión de tareas son Trello, Monday o Asana.


Gestor de clientes o CRM

 

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El gestor de tareas te resuelve el problema a lo interno, pero te falta una herramienta de gestión para el público externo; es decir, los clientes. Eso es lo que logras con un CRM o programa para la gestión integral de las relaciones con tus clientes. Te dará registro de contactos, seguimiento de interacciones, base de datos completa, entre otros insumos para mantener control absoluto sobre clientes actuales y potenciales. Existen desde los más grandes y potentes como Salesforce o Microsoft Dynamics CRM, hasta otros más simples, pero igualmente funcionales, como Pipedrive, HubSpot o SumaCRM.

 

                          Gestor de notas

 

gestor de notasSiempre habrá tareas que no requieran de una programación o un recordatorio, sino simplemente deseas tenerlas anotadas para cuando las necesites. Algo así como un post it que pueda ir en tu pantalla o en tu calendario. Las aplicaciones más populares para tal fin son Microsoft OneNote, Evernote o Simplenote. Tienen variados usos en el mundo académico, profesional o empresarial y pueden servirte para organizar tu trabajo. Todos están disponibles para los principales sistemas operativos tanto de pc, como de tablet y smartphone.

Con esta herramienta todas tus notas, fotos, documentos, archivos de audio y páginas web estarán guardadas y sincronizadas automáticamente en las otras plataformas que utilices.

 

Almacenamiento de informacióntransfer-file-6116820_640


Toda la información empresarial (archivos, documentos, excels, datos, papeleo administrativo, etc.) debe estar debidamente almacenada y respaldada. Pero no en una computadora ni en un disco duro externo sujeto a fallos, sino en un lugar más seguro: la nube. Esta es una solución que te brinda comodidad, disponibilidad y movilidad. Entre las herramientas más populares se encuentran Google Drive, Dropbox o One Drive.

Comunicación entre trabajadores: En este apartado, tienes varias opciones. La clave está en escoger la que se adapte mejor a tus necesidades. Una de las más completas es Slack, que permite personalizar al máximo el canal  de chat, dar permisos, crear diferentes salas, hacer videollamadas, etiquetar a usuarios en conversaciones, incluir emojis, o integrar el software con otras plataformas. 

 

                      Facturación y administración

 

facturacionAunque tener la asesoría de un buen contador siempre es necesario, hoy existen softwares que agilizan muchas de las labores financiero-contables. Casi tan importante como los números, es el manejo del personal y sus diversas necesidades. Nada haces con una empresa que genera mucho dinero pero que su personal está desmotivado.

 

De ahí la importancia de apoyarte también en la tecnología, para una gestión correcta y automatizada de recursos humanos y planillas.

 

 

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