No te vuelvas loco y simplifica tu contabilidad con estos 5 consejos

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Llega fin de mes o quincena y con él la hora del tan importante como ajetreado cierre de planillas.

Empieza la “danza” habitual de papeles, facturas, reportes y solicitudes de última hora que inundan tu escritorio y saturan tu agenda de trabajo. Conforme avanza el día, te das cuenta que difícilmente saldrás temprano y llamas a tu casa para avisar que no te esperen despiertos.

Ambos sabemos que enfrentarte a lo mismo todos los meses puede resultar cansado, frustrante y desgastante, llegando a afectar incluso tu vida personal y familiar.
Como ni tú ni nosotros queremos que eso suceda, hoy te brindaremos algunos consejos y herramientas que te ayudarán a una mejor gestión contable y de tu tiempo.

Aprovecha la automatización


La tecnología se ha convertido en el principal aliado de los contadores. Disponer de un software de gestión integral te permitirá establecer una proyección clara del negocio y conseguir que prevalezca el orden en tus finanzas. Podrás generar, leer, clasificar y enviar electrónicamente tus facturas, eliminando el riesgo de que se extravíe o traspapele algún documento físico. Este tipo de programas o apps te ayudan a tener toda la facturación debidamente automatizada y clasificada según tus criterios. Desde donde sea y cuando sea, sabrás cuánto has gastado e ingresado, si tienes facturas duplicadas o erróneas, enviar recordatorios, estar al corriente del pago de impuestos, entre otras tareas fundamentales.

Usa un CRM


Siempre en el campo tecnológico, te recomendamos apoyarte en un Customer Relationship Management (CRM) para administrar fácilmente la información de tus clientes. Incluye los emails, números de teléfono e identificación, direcciones, páginas web, nombres completos y otros detalles necesarios para agilizar el trabajo y ahorrar tiempo. En el momento que debas buscar algo, te será más fácil encontrar lo que quieras con la información bien organizada. Los CRM ofrecen un conjunto de herramientas para administrar ingresos y gastos a fin de poder rastrear el flujo de efectivo desde la misma plataforma utilizada para manejar ventas y marketing.

Anota y agenda todo

 

Desde el detalle más pequeño hasta lo más relevante, debe estar en tu lista diaria de acciones por ejecutar. Citas con clientes, fechas de entrega, preparación de reportes, reuniones, etc. Da igual si lo haces manual, digital o llenas de post-its toda tu oficina, lo importante es que todas estén apuntadas, en orden de prioridad y definiendo el tiempo u horario que le asignarás a cada una de ellas. Incluso puedes categorizar las diferentes tareas según el área a la que pertenezcan (impuestos, clientes, cuentas por cobrar, etc.) Utiliza aplicaciones de calendario como Google Calendar para llevar un mejor control de las actividades diarias y otras que sean de carácter semanal, mensual, trimestral o anual.

 

No a la “reunionitis”


Aunque muchas reuniones son indispensables y de gran utilidad, otras son una pérdida de tiempo y de recursos. Es necesario reconocer la diferencia para así saber cuáles y en cuántas debes participar. Un estudio realizado por las firmas Ovum y LogMeIn, denominado “Collaboration 2.0” arrojó que, en México, un empleado tiene alrededor de 5 juntas a la semana y que solo el 20 por ciento de las empresas que las realizan saben gestionarlas correctamente. Antes de realizar o participar de una reunión, considera su necesidad y plantea alternativas. Puedes sugerir que solo ingrese el líder o un representante de cada equipo. La “reunionitis” puede resultar contraproducente y una completa pérdida de tiempo que te hará falta los días de cierre.


Define y comunica las tareas de otros


Para bien o para mal, la contabilidad suele ser un trabajo en equipo. Muchas veces te enfrentas a una situación en la que si no tienes algo de un cliente no puedes completar una de tus tareas. Ya sea de lo que deben hacer en otros departamentos o tus propios clientes, es importante que tengas una lista de las cosas que otros tienen que hacer por ti para poder avanzar. Te sugerimos contar con un manual de procedimientos donde se delimiten las funciones y alcances de todas las partes involucradas. Recuerda que los clientes también tienen responsabilidades y fechas por cumplir.


¿Qué te han parecido los cinco consejos de hoy? Si empiezas a incorporarlos a tu rutina diaria, verás cómo muy pronto podrás cumplir en tiempo y forma con tus labores contables, incluyendo los cierres de planilla. Al mismo tiempo, te sentirás menos agobiado y con mayor libertad de tiempo para dedicarlo a ti y a tus seres queridos. Si quieres aprender a conseguir ese balance entre trabajo y calidad de vida personal, te invitamos a conocer más sobre Kiru, tu aliado contable para la gestión de planillas. Ingresa aquí y solicita tu demo para una prueba gratis de dos meses. ¡Cuenta con Kiru para ahorrarte tiempo, esfuerzo y muchas preocupaciones!