Evita perder archivos (y la cabeza) con estos consejos de gestión documental

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Hoy la tecnología ha llegado no solo a simplificar las tareas de los contadores sino también a limpiarles los escritorios.

 

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La automatización de facturas, nóminas y otros trámites contables te han evitado más de un dolor de cabeza, trasladando toda esa maraña acumulativa de papeles a espacios más seguros y digitales como la nube o un servidor local.


Sin embargo, que no debas lidiar con documentos físicos, no quiere decir que ya podrás olvidarte de las acciones para un efectivo orden y gestión de la documentación digital empresarial.

 


Según el whitepaper - The High Cost of Not Finding Information - a cargo del proveedor de business intelligence IDC, una empresa con 1.000 trabajadores pierde más de $53.600 al mes por no poder localizar y recuperar información preexistente.
Para que esto no te suceda, hoy te daremos algunos consejos y sencillos métodos para una adecuada organización, tratamiento y almacenamiento de la documentación financiero-contable de tu empresa.

 

Protocolos de manejo de la información

 

analysis-1841158_640Donde hay reglas, hay orden. Para todo esfuerzo de gestión documental, es necesario planear, revisar y controlar. Cuando sabes el qué, cómo y por qué se hacen las cosas, puedes administrar y resguardar mejor la información corporativa.

De ahí la importancia de establecer normas comunes o protocolos respecto a los procedimientos a utilizar para almacenar los documentos.

Desde colocar nombres a carpetas y archivos, hasta establecer las alternancias entre el uso local y de la nube u organizar los ciclos de las copias de seguridad de la información.

 

Categorización y almacenamiento de documentos

 

filing-cabinet-1205044_640Una vez establecido el protocolo, enfócate en la revisión de cada documento y su respectivo almacenamiento en la categoría, serie y archivo correspondiente, lo cual contribuirá a su fácil ubicación y acceso. Esto inicia con la apertura de una carpeta raíz para guardar todos los documentos digitales de la empresa (normalmente se le denomina Mi servidor o un nombre similar). Obviamente esta carpeta “madre” debe contar con una estructura de subcarpetas que distribuyan y diferencien la información, según otros parámetros: fechas, orden alfabético, tipo de documentos, o cualquier otro método organizativo.

Utiliza nombres autoexplicativos

 

consulting-2761233_640 (1)Más que utilizar siglas o acrónimos, lo más efectivo para nombrar archivos digitales y carpetas es recurrir a fórmulas descriptivas alusivas al contenido de cada archivo. Por ejemplo: clientes vigentes, clientes antiguos, facturas, ofertas, etc. Aunque Windows permite nombres de hasta 260 caracteres, trata de ser lo más breve posible, separando las palabras con guiones bajos y evitando usar muchos acentos y caracteres incompatibles en otras plataformas (como la ñ, la ç o cualquier símbolo que requiera la tecla shift).

 

No borres nada

 

56272613_mEsta es una regla de oro inviolable. A todos nos ha pasado que basta con eliminar algún archivo, para que, al poco tiempo, por alguna impredecible razón, lo volvamos a necesitar. Antes de darle a “delete” y que luego te arrepientas, mejor crea subcarpetas para archivos antiguos, inactivos o desactualizados. Es importante mantener toda la información guardada tal y como se haría con sus versiones físicas. No sabes cuándo podría necesitarse. También debes conocer por cuánto tiempo es obligatorio conservar las facturas o los documentos de RRHH, según las leyes vigentes.

 

Crea copias de seguridad

 

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No te confíes de la tecnología; mejor sé escrupuloso y metódico con las copias de seguridad. Estas pueden realizarse volcando periódicamente la información de un servidor NAS a una nube, o a un tercer soporte – como un disco duro extraíble. Otra opción es almacenar la información de la nube en algún dispositivo físico de tu propiedad. Siempre conviene realizar respaldos de discos duros y otros sistemas físicos con cierta frecuencia. En materia de seguridad, toda precaución es poca.


Apóyate en un gestor contable, una herramienta excepcional para conseguir una adecuada organización de los archivos digitales es el gestor de contabilidad. Existen muchos softwares en el mercado que facilitan organizar documentos digitales, permitiendo una gestión más eficiente, ágil y completamente automatizada de los procesos. Hay algunos que no solo sirven como repositorios, sino que cubren todo el ciclo de vida de los documentos y, además, posibilita su vinculación a los procesos correspondientes.

 

Conclusión

 

Si pudiéramos resumir los seis consejos anteriormente brindados, diríamos que toda gestión documental efectiva se basa en cinco pilares: organizar, identificar, codificar, archivar y respaldar. Conociéndolos y aplicándolos rigurosamente en tu día a día, te evitarás errores, fallos o inconsistencias que se traduzcan en la pérdida de documentos, y con ellos, de dinero, esfuerzo y tiempo.

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