Cómo ser un administrador multitasking sin perder tiempo ni cordura

El oficio contable ha evolucionado a una velocidad directamente proporcional al surgimiento de nuevas tecnologías que han condicionado los objetivos y alcances de la profesión.

En el argot futbolero, dirían que es el encargado de cobrar el tiro de esquina e ir a cabecear. O en términos más generales y populares, el famoso “soyla”.
Nos referimos a aquella persona con la habilidad de hacer de todo un poco en el trabajo: soy la que atiendo a los clientes, soy la que facturo, soy la que superviso al personal, soy la que negocio con proveedores…
Si te identificas con lo anterior, no te preocupes ni te sientas mal. Los más reconocidos “soylas” de las organizaciones modernas son los administradores. Aquellos profesionales altamente versátiles y flexibles con la capacidad de intercambiar “sombreros” y funciones conforme las circunstancias lo demanden.


Es lo que se conoce como el omnipresente empleado multitasking, una característica cada vez más común entre los administradores de negocio.
Por más bueno que seas en la multitarea, probablemente te hayas preguntado si existen algunas estrategias para sobrellevar esa responsabilidad sin perder tiempo ni cordura. Bueno, de eso te hablaremos en el artículo de hoy. Antes, aclaremos el concepto: 


¿Qué es un empleado multitasking?

Ser multitasking

 

Aunque al principio lo definimos de una manera un tanto coloquial, la literatura habla de la capacidad humana de hacer varias cosas simultáneamente, con agilidad y eficiencia.
Aun así, y por más útil que parezca tener o desarrollar la habilidad, el tema no está exento de polémica.
Por un lado, algunos admiten que es poco eficaz ejecutar dos tareas a la vez que requieren de cierta concentración. Por el otro, hay quienes defienden que la multitarea puede ayudar a las empresas y organizaciones a aumentar la productividad, cuando se hace de manera correcta.
Bueno o malo, lo cierto es que el multitasking es una realidad innegable y como tal te daremos algunos consejos para ejercer con éxito tu cargo de administrador todo terreno.


Gestión del tiempo

Según la mayoría de los estudios, son precisamente la atención y la concentración los puntos clave en el ejercicio de la multitarea. Por ende, tener una adecuada gestión del tiempo es indispensable. Algunas recomendaciones en ese sentido son las siguientes:

  • Aprovecha las horas de mayor rendimiento para las tareas más complejas o que exijan mayor concentración.
  • Manten tu espacio de trabajo, sea en la casa o en la oficina, ordenado y limpio.
  • Evita la procrastinación (aplazar la ejecución de tareas) y ten cuidado con los ladrones de tiempo como celular, redes sociales y correo.
  • Prioriza las tareas en una agenda que puedas revisar y actualizar, diferenciando las urgentes de las importantes e identificando aquellas que puedes delegar en otros miembros del equipo.


Utiliza uno o varios métodos


Una vez establecidos y enlistados los objetivos y tareas, veamos tres de los principales métodos para organizarte mejor.

  • Método Pareto: Consiste en concentrar el 80% del tiempo y energía en el 20% de aquellas actividades que sean más prioritarias. Puedes elegir dos de cada diez tareas importantes.
  • Método Pomodoro: Divide el tiempo que se destina a un trabajo en intervalos de 25 minutos separados por pausas de cinco a diez minutos. Permite calcular tiempos, concentrarse mejor, cumplir los horarios y rendir más.
  • Método Eisenhower: Consiste en distribuir tus tareas en una matriz, clasificándolas en función de su importancia y de su urgencia.


Gestiona múltiples tareas

 

Multitasking
Si la multitarea no te resulta tan efectiva como te esperabas, una posible solución es gestionar distintas tareas, pero una detrás de otra; es decir de forma consecutiva, mas no simultánea. Una buena opción es clasificarlas en listas de diferente tamaño, de acuerdo al tiempo que necesites para realizar cada una de ellas.

  • La lista pequeña es la de las tareas que puedes completar en menos de 15 minutos (responder a un correo electrónico o hacer una llamada).
  • La lista mediana agrupará tareas que requieren cierto enfoque y concentración, pero que no son excesivamente complejas, como leer un reporte o redactar un pequeño informe.
  • La lista grande consta de tareas que requieren una alta concentración como analizar datos o redactar un documento complejo.


Descansos programados


Una investigación realizada por científicos de la Universidad de California avaló que el multitasking ejercido por largos periodos puede provocar problemas de memoria y salud, asociados a estrés, dificultades de concentración y hasta una mayor propensión a los errores. Así que realiza descansos programados y respeta tus espacios personales y de ocio, así como los horarios de trabajo.

Necesitas descansar


Conclusión

Aplica estos consejos en tu día a día y verás cómo empezarás a llevarte mejor con la multitarea en tu polivalente rol de administrador. Si quieres ir un paso más allá, puedes apoyarte en la tecnología. Hay soluciones que te permiten delegar o desentenderte de funciones mecánicas y tediosas que te roban el tiempo y la energía necesarias para otras labores más importantes y estratégicas.
Por ejemplo, si buscas un aliado para la administración de planillas y recursos humanos, te conviene conocer más sobre Kiru, una herramienta que hace todo más simple, ágil e intuitivo.

 

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