Liquidación de nómina en Excel vs software de planillas en la nube

Cuando tienes cuatro o cinco trabajadores puede que Excel sea una buena idea.

Pero conforme tu empresa va creciendo, atenerse al reconocido programa de Office para liquidar la nómina se vuelve poco práctico y obsoleto. Es, entonces, cuando empieza a cobrar importancia contar con un software que facilite la tarea a los empresarios y, específicamente, a los contadores y analistas de nómina.


Son tantas las variables y aristas legales que debes conocer al momento del procesamiento de la nómina (cargas sociales, tributos, vacaciones, horas extra, tipo de contrato, etc.) que llega un momento en que simplemente Excel se torna insuficiente. Y recuerda que incumplir o desconocer los alcances de la ley puede acarrearle sanciones o cuantiosas multas económicas a tu organización. Por eso hoy te contaremos por qué deberías optar por un software en la nube, en lugar de la típica y algo anticuada liquidación de nómina en Excel.

 

¿Qué pasa si elijo Excel?

Si eliges usar un programa de planillas en Excel para tu empresa, debes conocer y aplicar, como te decíamos anteriormente, toda las deducciones y normativa laboral vigente para evitar problemas a futuro con los empleados o con los entes de control, como el Ministerio de Trabajo y la Dirección General de Tributación.


Luego, debes asegurarte que la plantilla esté vigente para Costa Rica.
Normalmente los distintos formatos descargables para el control de nómina en Excel pueden contener diferentes guías y pasos para que sepas cómo hacerlo.
Una buena práctica, en caso de dudas, es pedir ayuda a un experto en el tema para evitar inconvenientes.

 

Desventajas de Excel

Por más que te asesores o seas un “crack” en Excel, siempre te enfrentarás a ciertas desventajas o limitaciones propias del programa, entre las que podemos mencionar las siguientes:

-Toda la información debes ingresarla manualmente, valor por valor, lo que te puede consumir horas de trabajo y eleva el riesgo de errores por consignar un cero de más durante la digitación. Un analista de nómina puede perder entre uno y dos días de trabajo en esta labor.


-Debes estudiar constantemente la normativa para mantener las fórmulas actualizadas. ¿Te imaginas lo que puedes tardar revisando y corrigiendo los formatos de Excel fórmula por fórmula? ¿Y si nunca te enteraste de que hubo cambios y no los aplicaste en el periodo que correspondía? Multa millonaria a la vista…


-Un formato de nómina en Excel no genera informes, reportes o archivos extras de nómina. Cada informe de nómina puede tomar unas tres horas adicionales de trabajo y las colillas de pago hay que hacerlas una por una con la información generada en Excel.

-Todos los valores y cálculos no se guardan en un lugar centralizado, sino más bien quedan desordenados en distintos archivos y carpetas en el computador, haciendo imposible la visualización de la información completa en pantalla.

 

Software de nómina en la nube

Para evitarte todos estos contratiempos y congojas, la mejor alternativa es automatizar estas funciones a través de un software o un programa de nómina.
Los softwares para gestionar planillas son programas creados para facilitar y agilizar los procesos internos de tu empresa en materia de planillas.


Son un apoyo sólido en tu proceso contable, haciéndolo todo más rápido, práctico e intuitivo y sirven como soporte constante en el momento que tengas alguna duda y así evitar cualquier tipo de error.
Este soporte es algo que no puedes tener al realizar tu nómina en una plantilla de Excel.

 

¿Por qué Kiru?

El software de planillas de Kiru está diseñado para que calcules y liquides la nómina en pocos pasos, reduciendo en un 80% el tiempo destinado a esta labor.


Desde cualquier lugar, podrás hacer desde una configuración personalizada de los perfiles y condiciones de cada trabajador, hasta rastrear, calcular y correr las planillas. Además, te permite:

  • Estimar y retener cargas sociales y obligaciones fiscales, según la normativa vigente en el país
  • Gestionar pagos con precisión
  • Generación y envío masivo de comprobantes de pago
  • Emitir el formato de pago de planilla del banco de preferencia
  • Detectar inconsistencias y hacer proyecciones de las próximas planillas
  • Acceder a resúmenes empresariales de nómina (marcas de entrada y salidas, vacaciones, incapacidades, impuestos, feriados, horas extra, etc.)

Somos Kiru, tu nuevo aliado contable para un gestión ágil y automatizada de la nómina, sin los riesgos y complicaciones de una plantilla en Excel. Solicita tu prueba y empieza fácil y rápido a disfrutar de las bondades de uno de los mejores softwares de nómina en el mercado de Costa Rica.
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Mejorar toma de decisiones

Después de crear un equipo competente, el siguiente paso es mejorar el proceso de toma de decisiones para permitir que cada miembro del equipo tenga la oportunidad de expresar sus opiniones, en un ambiente que fomente la innovación y la adquisición de conocimiento. Las prácticas en el campo de la gestión de recursos humanos son fundamentales en un entorno tecnológico cambiante.

 

Desarrollar destrezas personales

Un administrador de empresas tiene que estar preparado para los cambios drásticos que puedan surgir y desarrollar destrezas personales –o softskills- que le permitan no solo implementar nuevos sistemas de alta tecnología para que el negocio sea productivo, sino reinventarse y posicionarse como un profesional de alto valor.


Entre las habilidades blandas más importantes podemos mencionar las siguientes:
Solución de problemas complejos: Más que problemas, verlos como oportunidades que se pueden manejar y que expanden la mente en vez de bloquearla.

 

  • Pensamiento crítico: emplear la lógica y la razón ante ciertos temas que requieren análisis.
  • Creatividad: Ser creativo ante cualquier situación y capacitar a los empleados para que la desarrollen e implementen en sus actividades cotidianas.
  • Gestión de recursos humanos: Saber manejar el personal, motivarlos a tener compromiso con la organización (retención), velar por su bienestar.
  • Trabajo en equipo: Formar una cultura de cooperación, basado en una comunicación eficiente y la búsqueda de soluciones para el bienestar común.
  • Destrezas sociales: ser un líder que guía a su equipo de trabajo a conseguir resultados.
  • Negociación: Habilidad crucial para obtener mutuo beneficio entre clientes, proveedores y sociedad.

 

Conclusión

¿Cuáles de todas estas habilidades crees que ya tienes, o bien, podrías reforzarlas para bien personal y de tu organización o clientes? La preparación y actualización continua son vitales para sobrevivir en este nuevo mundo donde la administración juega un papel altamente estratégico. El administrador debe abrazar con entusiasmo y apertura la tecnología, sin descuidar al recurso humano. ¿Cómo integrar ambas variables en los nuevos esquemas de administración empresarial? Hay soluciones que te lo facilitan. Kiru, por ejemplo, acelera la transformación digital de tu negocio, simplificándote el procesamiento de planillas y agilizando la gestión de equipos de trabajo.

 

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